Beležka ali memorandum je sporočilo, prilagojeno določenemu občinstvu, da jih o nečem obvesti. Beležke so splošen pisarniški dokument, zato lahko zajemajo najrazličnejše teme in se distribuirajo v papirni obliki, po faksu ali po elektronski pošti. Na splošno je formalnost vašega dopisa odvisna od organizacije, v kateri delate, in pravne narave teme. Dopis o prenovi stavbe je na splošno najemnikom, zaposlenim, lastnikom ali delavcem obveščen o nujni prenovi, ki bo vplivala na njihovo okolje. Ugotovite, kako napisati beležko za prenovo stavb.
Koraki
Korak 1. Zahtevajte kopije prejšnjih memorandumov
Občutite ton in formalnost vaše organizacije, če pogledate primere preteklih obvestil. Vprašajte svojega nadrejenega, naj zagotovi le tiste vzorce, s katerimi so zadovoljni.
Korak 2. Pridobite kopije kontaktnih podatkov za vse tiste, ki jih ta beležka prizadene
Vsaki stranki boste morali poslati kopijo, kar lahko traja nekaj dni ali tednov, da dobite vse potrebne naslove ali e -poštna sporočila.
Korak 3. Zberite vsa dejstva, ki so potrebna za dokazovanje potrebe po prenovi stavbe
Če je upravni odbor stanovanja ali stanovanja sprejel predlog za odobritev prenove, zahtevajte kopijo predloga, da ga lahko zahtevate ali razdelite. Večja kot je prenova, več dokazov boste potrebovali.
Korak 4. Določite roke
Pri večjih prenovah boste morda želeli beležko poslati vnaprej, da bodo lahko uredili potrebno nastanitev. Če je prenova v zadnjem trenutku, se odločite za datum in čas, ko bo prišlo, vključno s časom, da se ljudje nastanijo.
Korak 5. Napišite oris beležke
Vsak poslovni zapis se bralca o nečem prepriča. Pod naslovi sestavite osnutek, ki vključuje temo beležke, opis, roke in datume, dokazila in kontaktne podatke za nadaljnje ukrepanje.
Korak 6. Strukturirajte svoj beležko
Uporabite logotip in strukturo podjetja, če gre za beležko, izdelano pod imenom podjetja. Spodaj so smernice za oblikovanje beležke:
- Ime naslovnika postavite v zgornji levi kot dokumenta za urejanje besedil. Lahko je splošno ali posebno ime, vendar mora biti zlahka prepoznavno, zato oseba ve, da se beležka o prenovi stavbe nanaša na njih.
- Nato vnesite osebo, ljudi ali podjetje, ki piše beležko. Če beležko pišete za oddelek ali podjetje, boste morda morali zahtevati odobritev, preden pošljete beležko pod imenom nekoga drugega.
- Spodaj postavite datum. Opombe je treba pripraviti dokaj hitro, saj običajno od nekoga zahtevajo, da na nekaj pravočasno opozori.
- Napišite temo opombe o prenovi stavbe z uporabo najboljših možnih opisnih besed. Na primer, namesto da napišete "Zadeva: Prenove stavb", napišite "Popravilo dvigala, 30. avgusta od 6. do 8. ure".
- Napišite telo sporočila. Napišite namen, zakaj je prenova potrebna, zakaj prenova koristi bralcu in potrebne dokaze, na primer gradbeno kodo ali varnostna vprašanja. Bodite neposredni; ne vključujte pisanja, ki ne podpira vašega sporočila.
Korak 7. Po potrebi vključite točke ali sezname
Ljudje pogosteje berejo beležke, ki niso bloki besedila. Ker so beležke precej neformalne, lahko ustvarite označene sezname ali uporabite krepko besedilo, da označite določen del roka ali namena prenove.
Korak 8. Uredite beležko na 1 stran
Če beležko dajete številnim ljudem, je najbolje, da jo berete, tako da je kratka. Če je predolg in namen ni takoj jasen, ga lahko odložijo, dokler nimajo prostega časa.
To ne velja za pravne memorandume in nekatere zapiske podjetij, ki vključujejo poročila o stavbah ali predloge upravnih odborov. Poskrbite, da boste vedeli, kako dolgo pričakuje vaše občinstvo
Korak 9. Dokažite svoj beležko za pravopisne in slovnične napake
Če vaše sposobnosti pisanja niso močne, jih predajte nadrejenemu ali sodelavcu, ki jih lahko uredi.
Korak 10. Podpišite pismo
Ko bo odobren, ga boste morali podpisati in datirati, da bo uradno. Na dnu beležke vključite svoje kontaktne podatke in kontaktne podatke vseh, ki jim lahko pošljejo vprašanja.
Korak 11. Vključite potrebne priloge
Natisnite kopije beležke in prilog za vsakega stika. Preden jih dostavite, jih pripnite na beležko.
Korak 12. Pravočasno dostavite beležko
Ljudje bodo med prenovami potrebovali čas za načrtovanje, zato jih poskušajte posredovati, ko bodo objavljeni.
