Vložitev je pogosto nujna naloga pri delu in doma. Če predolgo preskočite vložitev, lahko zberete velik kup papirja, za katerega boste potrebovali ure ali celo dni. Če želite, da v mapi »Prejeto« ni nereda, preglejte vse papirje, ki jih prejemate vsak dan. Nato ustvarite sistem arhiviranja, ki vam ustreza. Uporabite svoj sistem za razvrščanje papirjev, da boste lažje dostopali do pomembnih dokumentov, kadar koli boste potrebovali!
Koraki
Metoda 1 od 3: Ravnanje z dnevnim prilivom papirja
Korak 1. Ustvarite osrednje nabiralnik za shranjevanje papirjev, dokler jih ne boste mogli razvrstiti
V osrednji nabiralnik vsak dan odložite vse papirje, ki pridejo na vašo mizo ali v nabiralnik. To vam lahko pomaga ostati organiziran, dokler ne boste imeli časa razvrstiti in obdelati vsakega elementa.
- Kot osrednjo škatlo lahko uporabite majhno kartonsko škatlo ali pa v ta namen dobite posebno škatlo, košarico ali pladenj.
- Škatlo postavite na vogal mize, na mizo blizu vhodnih vrat ali na drugo mesto, kjer ne boste pozabili.
Korak 2. Vsak dan preglejte poštno predalo in odložite pomembne postavke
Enkrat na dan si oglejte vse predmete v nabiralniku in poiščite predmete, ki zahtevajo takojšnjo pozornost. To lahko vključuje račune, ki bodo kmalu zapadli v plačilo, povabila na zabave ali časovno občutljive obrazce. Odložite te predmete, da boste lahko takoj poskrbeli zanje.
Morda boste želeli dobiti drugo škatlo v drugačni barvi od prve škatle, v katero boste dali nujne predmete. Na primer, lahko dobite rdečo škatlo, ki označuje, da so to nujni predmeti
Korak 3. Postavite predmete, ki jih želite vložiti v polje za vložitev
Tretjo škatlo hranite poleg osrednje škatle in-box in urgent box. To uporabite kot zbirno mesto za predmete, ki jih želite vložiti. To vam bo pomagalo, da jih organizirate, dokler jih niste pripravljeni vložiti.
Prepričajte se, da je ta škatla drugačne barve od drugih škatel. V nasprotnem primeru lahko zamenjate škatle
Korak 4. Nepotrebne predmete vrzite v koš za recikliranje papirja
Vsa neželena pošta ali drugi nebistveni predmeti, ki končajo v nabiralniku, lahko gredo naravnost v koš za recikliranje. Ko prebirate dokumente, jih prepoznajte in jih takoj premaknite v koš, da ne boste imeli več nereda v škatli.
- Posodo za recikliranje hranite na tleh, da je ne boste zamenjali z drugimi škatlami.
- Če kateri od nepotrebnih predmetov vsebuje osebne podatke, jih razrežite, preden jih odstranite.
Metoda 2 od 3: Izbira sistema arhiviranja
Korak 1. Določite mesečno in dnevno datoteko, če imate veliko nalog za upravljanje
To je znano kot sistem vložitve Tickler in je odličen način, da spremljate, kaj morate narediti vsak dan. Določite mapo datotek za vsak mesec in mapo za vsak dan v mesecu. Nato v datoteke vstavite predmete. Predmete vložite glede na datume, na katerih morate delati.
Če morate na primer 23. septembra plačati račun, ga vstavite v mapo za ta datum
Korak 2. Datotečne mape po abecedi, da bodo pomembni dokumenti pri roki
Abecedna vložka je uporabna za iskanje datotek za posamezne ljudi, podjetja ali subjekte. To je lahko idealno, če imate veliko strank in želite o vsaki hraniti datoteko ali če želite enostaven način upravljanja vložitve na domu.
- Ne pozabite najprej pripisati priimkov posameznikov na oznakah datotek, na primer »Jones, Susan« ali »Watson, David«.
- Pri vložitvi po imenu podjetja prezrite besede, kot so »The«, »A« in »An«. Na primer, če imate stranko, katere podjetje se imenuje "Boginja torte", potem vložite v skladu s "C" v "Cake" in pri vložitvi prezrite "T" v "The".
Korak 3. Izberite numerični sistem arhiviranja za kratkoročne potrebe vložitve
Če imate kratkoročni projekt, za katerega želite voditi evidenco, bi lahko najbolje deloval sistem numeričnih vložkov. To je, ko vsakemu dokumentu dodelite številko in jo vložite glede na številko. Vendar ne pozabite, da boste morali spremljati tudi, kateri dokument ustreza kateri številki, na primer z uporabo preglednice.
- Na primer, lahko vse elemente, ki ste jih prejeli v tednu 14. marca, dodelite datoteki z oznako 1, nato pa vse postavke za teden 21. marca v datoteki z oznako 2 itd.
- Druga možnost je, da datoteke označite po datumu in jih razvrstite kronološko. Na primer, predmeti, prejeti 2. maja 2018, se lahko hranijo v datoteki z oznako 02.5.2018.
Korak 4. Barvno kodirajte datoteke, da bo iskanje elementov hitro in enostavno
Vsaki kategoriji datotek določite barvo. To vam bo pomagalo najti kategorijo datotek na prvi pogled.
- Na primer, uporabite rdečo za zdravstvene stroške, modro za davke in zeleno za zavarovanje.
- Če želite barvno označiti numerične ali abecedne datoteke, dodelite barvo številčnemu ali abecednemu obsegu, na primer, da datoteke 1-25 ali A-G postanejo zelene, 25-50 ali H-M vijolične in 50-75 ali N-R rumene.
Korak 5. V mapo datoteke vključite dodatne ustrezne informacije
Dodajanje dodatnih informacij za opis vsebine datoteke ali kakršno koli potrebno dejanje bo pripomoglo tudi k učinkovitejšemu sistemu arhiviranja. Če želite to narediti, boste morda želeli dodati 1 ali več naslednjih elementov:
- Številka datoteke ali ime
- Naslov datoteke
- Datum, ko je bila datoteka odprta in zaprta
- Ime oddelka ali ekipe
- Številka računalniškega zapisa
- Datum odstranjevanja in način odstranjevanja
Metoda 3 od 3: Organiziranje dokumentov v datoteke
Korak 1. Najnovejši dokument postavite na vrh datoteke
Pri tem si pomagajte z datumom, navedenim v dokumentu. Ko imate dokumente pripravljene za vložitev in vzpostavite sistem arhiviranja, lahko začnete vstavljati predmete v datoteke. Vedno imejte najnovejše dokumente za vsako datoteko na vrhu, da bodo lažje dostopni.
Na primer, če imate datoteko za zavarovanje lastnika stanovanja, bi želeli na vrh datoteke postaviti najnovejši zapis o zavarovanju vašega lastnika stanovanja
Korak 2. Hranite priloge z dokumenti, na katere se nanašajo
Če imate ustrezne račune ali druge dokumente, ki jih je treba hraniti skupaj z drugim dokumentom, jih hranite skupaj v isti datoteki. Na zadnjo stran dokumenta boste morda celo želeli pripeti ali pripeti sponke.
Na primer, če imate potrdilo o plačilu računa za električno energijo, ga spejte za računom, če se ga morate sklicevati
Korak 3. Dajte velike dokumente v ločene ovojnice
Te ovojnice lahko vložite za datoteke, s katerimi so povezane. Na sprednji strani ovojnice vključite opis vsebine. To bo pomagalo odpraviti nered v vaših datotekah in izboljšati učinkovitost vašega dokumentacijskega sistema.
Na primer, če imate načrte za projekt, na katerem delate, jih lahko postavite v veliko ovojnico
Korak 4. Vložite izvirni dokument in odstranite vse njegove kopije
Če ne vložite dvojnikov, boste preprečili zmedo, ko iščete element v svojih datotekah. Če naletite na dvojnike, jih zavrzite in vložite samo izvirni dokument.
Če niste prepričani, kateri dokument je izvirnik, boste morda morali vložiti oba elementa, da se prepričate, da imate izvirnik. Vendar tega ne storite prepogosto, sicer se bodo vaše datoteke hitro nabrale
Nasveti
- Če niste prepričani, ali želite predmet vložiti ali reciklirati, ga hranite 30 dni in ga nato ponovno ocenite.
- Optično branje nebistvenih dokumentov je še en dober način, da odstranite nered papirja in hkrati ohranite podatke v dokumentu, če jih potrebujete.
