Izjava o delu (SOW) je dokument (in običajno pravna pogodba), ki formalizira razumevanje med izvajalcem in naročnikom. Za vsak projekt SOW določa posebne storitve, ki jih je treba izvesti (običajno razčlenjene na ločene naloge, ki jih je treba opraviti), čas, v katerem je treba te naloge in storitve opraviti, ter znesek in roke zapadlosti za plačilo. Njegov osnovni namen je služiti kot načrt za projekt in dokumentirati pričakovanja strank. Moral bi biti jasen in preprost angleški opis »Zakaj«, »Kdo«, »Kaj«, »Kako«, »Kdaj«, »Kje« in »Koliko?«
Koraki
Metoda 1 od 2: Sledite splošnim smernicam
Korak 1. Pred začetkom dela napišite SOW
SOW se običajno ustvari po zaključku pogajanj o osnovni pogodbi, vendar pred začetkom kakršnega koli dela na projektu. Včasih pa se lahko (zlasti pri časovno občutljivih projektih) pogajanja nadaljujejo po začetku dela in SOW ni dokončan, dokler projekt že dobro teče.
Korak 2. Raziščite zahtevani format SOW
Ne obstaja en sam standard SOW, saj imajo različne industrije in projekti različne rezultate in potek dela. Dobra SOW je prilagojena SOW.
Korak 3. Prvič naredite prav
Medtem ko se prvotni SOW običajno ne revidira, se za spreminjanje pogojev SOW običajno uporablja ločen stranski sporazum, imenovan Naredba o spremembi. Dobro je, da v SOW vključite prazen obrazec za spremembo naročila. Upoštevajte, da lahko naročila sprememb povečajo stroške projekta. Dobro napisana SOW lahko pomaga zmanjšati potrebo po naročilu o spremembah. Nobena stranka ne želi biti v položaju, kjer njegova ali njena pričakovanja ostanejo nedokumentirana, kar lahko povzroči zamude, povečanje skupnih stroškov ali nezadovoljstvo.
Metoda 2 od 2: Obvladovanje sloga in posebnosti v SOW
Korak 1. Vključite cilj
Ta razdelek odgovarja na vprašanje "Zakaj?" Gre za pregled projekta in njegovih ciljev na visoki ravni. Splošni opisi so sprejemljivi pri pripravi tega projekta iz ptičje perspektive, vendar se izogibajte jeziku, ki bi ga bilo mogoče razlagati na več načinov. Bodite jasni; opiše merljive in dosegljive cilje, ki jih je realno mogoče doseči v določenem časovnem okviru.
2. korak Vključite razpravo o obsegu
V tem razdelku je dokončna izjava (brez možnosti ali alternativ) o vprašanju »Kaj?« in kako? Kaj je delo? Kako bo to doseženo? Ali pogosto tisto, kar NI delo in česa se NE bo izvedlo. Kakšne so predpostavke? Kateri rezultati (postavke, ki jih izvajalec predstavi naročniku v pregled in odobritev), se proizvajajo? Kar se mora poleg rezultatov opraviti administrativno (vodenje projekta) v smislu poročanja o napredku, sledenja času in druge komunikacije.
Korak 3. Dodajte lokacijo, če je mogoče
Ta izbirni razdelek opisuje, kje se bo delo izvajalo (če je ustrezno).
Korak 4. Vključite časovni okvir
Ta neobvezni odsek določa skupni čas, ki je dovoljen za dokončanje projekta, največje plačljive ure na časovno obdobje in posebne čase za uradne preglede ali druge mejnike projekta.
Korak 5. Nastavite urnik
V tem razdelku je navedeno, katere naloge je treba do datuma/ure dokončati in kdo je odgovoren za to. Opisi nalog in rezultatov (predvsem rezultati) morajo biti podrobni, nedvoumni in preprosti, da jih je mogoče enostavno razumeti. Poleg rezultatov lahko urnik vsebuje vnose za preskušanje zagotavljanja kakovosti, testiranje potrošnikov in poročila o napredku.
- Čeprav bi moral biti urnik natančen, se ne osredotočajte na »Kako«, saj lahko to postavi preveč ovir pred uspešnim zaključkom projekta. Zadostuje osnovni opis zahtevane metodologije, ki jo je treba uporabiti.
- Razpored pogosto vključuje podrobnosti o merilih sprejemljivosti (za merjenje kakovosti rezultata) in mejnikih plačil (običajno ob sprejetju ključnih rezultatov), čeprav jih je mogoče opisati v drugem, ločenem razdelku.
Korak 6. Vključite razdelek o sprejemu
Ta razdelek opisuje mehanizem, kako bodo stranke ugotovile, ali je izdelek ali storitev sprejemljiv. Merila se lahko gibljejo od merljivih standardov kakovosti do določenega števila preskusov, vsekakor pa se morajo podrediti objektivnemu vrednotenju.
Korak 7. Določite standarde
Ta razdelek opisuje vse industrijske standarde, ki jih je treba izpolniti za izpolnitev pogodbe. Namesto fizičnega reproduciranja industrijskih standardov v SOW zadostuje le sklicevanje na niz standardov.
Korak 8. Vključite vse zahteve za delovno silo
Ta razdelek določa vse posebne zahteve glede delovne sile, na primer število zaposlenih v projektu, zahteve po izobrazbi (stopnje ali spričevala).
Korak 9. Zabeležite ceno
Ta razdelek obravnava vprašanje "Koliko?" Ali je plačilo fiksna pristojbina? Kako vplivajo stroški/stroški? Ali bo plačilo pavšalno ali v obrokih? Kakšen je razpored plačil? Ali obstajajo mejniki plačil?
Korak 10. Vključite vse predpostavke
Večina projektov je prežeta z različnimi neznankami, za katere morajo stranke narediti različne predpostavke. Predpostavke so v bistvu pogoji, ki jih izvajalec pričakuje, da bo dokončal projekt v skladu s pogoji SOW. Izvajalec lahko na primer domneva, da bodo njegovi zaposleni odobrili dostop do naročnikovega računalniškega omrežja za namestitev programske opreme, ki jo je mogoče dostaviti. V oddelku Predpostavke je treba opredeliti čim več takšnih predpostavk in določiti načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih ali posledice v primeru, da katere koli predpostavke ne uspejo.
Korak 11. Vključite parametre za upravljanje projektov
Ta razdelek opisuje postopek spremljanja napredka projekta. Vključite postavke, kot so: tedenska srečanja, redna poročila o stanju, redna poročila o napredku in sestanki skupine za vodenje projektov. Ta razdelek je tudi dobro mesto za opis vseh dodatnih obveznosti, ki bi lahko izhajale iz projekta, kot so vzdrževanje in popravila po začetni zasnovi in/ali namestitvi.
Nasveti
- Če je primerno, je običajno v interesu naročnika, da zadrži del končnega plačila, dokler se ne pokaže, da vsi rezultati delujejo skupaj.
- Na splošno se dobro sestavljen SOW ne sme sklicevati na zunanje dokumente (razen industrijskih standardov).
- Vsekakor zapišite vse obljube, podane med prodajnimi deli in pogajanji o pogodbi, preden začnete izvajati projekt.
- Pri določanju urnika uporabite jezik koledarja, ki omogoča določeno prilagodljivost. Na primer, "dva meseca po X, Q. A. testiranje bo končano «in ne» 5. junija je Q. A. testiranje bo zaključeno. " To omogoča nemoten potek projekta (brez sprememb naročil), če pride do zamude v začetku postopka.
- SOW je lahko označen kot "zaupno". Če je tako, mora SOW vsebovati kratek odsek, ki opisuje posledice (običajno fiksne denarne kazni) za vsako kršitev zaupnosti.
