Če ste v podjetju ali šoli, od katerih morate delati z več strankami ali projekti, je ustrezen sistem vložitve ključnega pomena. Obstaja več načinov za vložitev dokumentov, vendar mora vaš sistem na koncu odražati vaše potrebe. Najboljši način za pripravo na učinkovit sistem je, da si rezervirate nekaj dni za delo samo na organizaciji.
Koraki
Metoda 1 od 3: Priprava na nov sistem arhiviranja
Korak 1. Zberite vse materiale
Preden nastavite ustrezen sistem, morate zbrati vso dokumentacijo. Pojdite po vseh lokacijah, kjer imate morda papirje, in jih položite na en kup. Preživite čas in se prepričajte, da lahko pravilno upoštevate vse aktivno in neaktivno delo, ki ga imate.
- Načrtujte vnaprej, tako da počistite prostor mize za delo na svojih papirjih.
- Če papirje nekoga drugega prilagajate novemu sistemu vložitve, odstranite vse dokumente iz sedanjega sistema. Bolje bo, da ravnate z vsemi dokumenti in se pripravite na nov sistem.
Korak 2. Preglejte vse dokumente
To je težji del procesa, vendar je tudi ključni korak k organizaciji. Ločite vse datoteke glede na to, kaj so, na primer bančne izpiske, račune za kreditne kartice in hipotekarna plačila. Morda se zdi dolgočasno, vendar preglejte vsak dokument na svojem kupu in ugotovite, s čim delate.
- Ni vam treba brati vsakega članka, vendar vam bo kratek pregled pomagal.
- Opombe po objavi so dobre za označevanje pomembnih dokumentov, za katere veste, da boste morali porabiti čas.
Korak 3. Postavite pilote
Ko začnete prebirati papirje, bi bilo koristno, da povezane dokumente hranite skupaj. Vse dokumente v zvezi s stranko "Nickelback" lahko postavite v en kup. Drug primer je, da svoje delo nabirate na podlagi mesecev.
- Občutek kronološkega reda je lahko koristen za vaše potrebe vložitve.
- Med razvrščanjem papirja določite prioritete. Ko vidite izjemno pomembne papirje, jih položite na vrh njihovega kupa.
Korak 4. Zmanjšajte, kot se vam zdi primerno
Drug kup, ki ga lahko ustvarite, je kup smeti. Ni vam treba zavreči kupa svojih papirjev, vendar morate nepomembne papirje ločiti od drugih kupov. Lahko bi celo nastavili drugačen kup, kamor bi lahko šli naključni papirji.
Če ste 100% prepričani, da ne potrebujete nekaj dokumentov in ne morete narisati uspešne povezave do drugega dokumenta, jih zavrzite. Preverite pri svojih nadrejenih, če smete kaj zavreči, preden nekaj nadaljujete
Korak 5. Uporabite manilske mape
Z poceni manila mapami naj bodo stvari preproste. To ne bo škodilo vašim sredstvom in vam bo omogočilo izvajanje katerega koli sistema arhiviranja, ki ga želite. Paket manilskih map lahko dobite v kateri koli trgovini s pisarniškim materialom.
Korak 6. Prenesite svoje kupe
Uporabite kupčke, ki ste jih nastavili prej, da vam služijo kot vodilo za vaše mape. Prepričajte se, da je tudi vsebina vsake mape urejena. Vsebino datoteke lahko organizirate glede na pomembnost vsakega prispevka ali po kronologiji.
- Izogibajte se urejanju vsebine datoteke po abecedi. Abecedna organizacija deluje učinkoviteje pri organiziranju skupin datotek.
- Mape manila postavite v omaro za shranjevanje, ko napolnite mape.
Metoda 2 od 3: Ustvarite sistem, ki vam ustreza
Korak 1. Uporabite abecedni sistem vložitve
Abecedni sistem arhiviranja dobro deluje, ko morate pridobiti imena ljudi, strank, avtorjev, imena filmov, knjig itd. Če uporabljate izraze, ki jih je enostavno pridobiti, je abecedni sistem arhiviranja pogosto najlažji sistem za uporabo.
- Najboljši način za shranjevanje in pridobivanje datotek je označevanje vsake datoteke. Mape Manila imajo dodaten zavihek, ki je namenjen označevanju datotek, kar olajša postopek iskanja.
- Če ravnate s strankami, je učinkovitejše razvrščanje po abecedi po priimku.
- Če imate veliko datotek, razmislite o izdelavi razdelkov s črkami, ki vam bodo pomagale pri organizaciji. Pregrade so velike in vsebujejo preprosto eno črko. Črke lahko razdelite tudi v parih, na primer »A-D« ali »F-K«.
Korak 2. Uporabite tematski vrstni red
Ko delate ali študirate na različnih področjih, je lahko vrstni red predmetov ali tem zelo koristen način za pridobivanje informacij. Na primer, če študirate pravo, bi lahko imeli predmet pogodbeni naslov, ustavno pravo, delikti, upravno pravo, mednarodno pravo itd.
- Najboljši način za organiziranje aktualnih informacij je prek razdelilnikov razdelkov. Razdelilnike razdelkov označite glede na vsebino, na primer »Admin Law«.
- Ta sistem najbolje deluje, če imate več različnih tem. Če ne, boste ostali z enim ali dvema delilnikoma in ne veliko z organiziranim sistemom.
Korak 3. Poskusite z numerično vložitvijo
Ta vrsta arhivskega sistema je idealna za datoteke, ki vsebujejo datume ali številke. Na primer, če imate račune, potrdila, datumske dogodke itd., Lahko numerični sistem olajša ponovno iskanje sistema. Za to možnost lahko razmislite tudi o označevanju mesecev in let. Za tiste, ki delajo v okolju, ki uporablja oštevilčevanje za dokumente, kot so zdravstveni kartoteki, zakonodajni dokumenti, sodni postopki itd., Je oštevilčenje uporabna metoda iskanja.
- Ta sistem uporabljajte le, če si ogledujete več številk in lahko iz teh številk pridobite informacije.
- Na zavihkih za vložitev označite številke ali datume in jih razvrstite glede na oštevilčeno vrednost. Začnite z "1" in naj naslednje vrednosti povečajo vrednost.
- Če vlagate z meseci, začnite z januarjem in se pomaknite, po vrsti, do decembra. Vsak mesec boste imeli koristi od razdelilnikov.
Korak 4. Uporabite barvno kodiranje
To je odlično za ustvarjalno vlaganje in je še posebej učinkovito za tiste z dobrim vizualnim spominom. Lahko pomaga pri navzkrižnem sklicevanju na različne teme na podlagi barvnega kodiranja. Lahko barvno označite katero koli od zgoraj navedenih tehnik za vložitev. Uporabite lahko tudi kombinacijo organizacijskih sistemov tako, da barvne kode združite z drugim sistemom.
- Eden najlažjih načinov za dodajanje barve vaši ustaljeni metodi polnjenja je uporaba označevalcev. Paket označevalcev lahko kupite v kateri koli trgovini s pisarniškim materialom.
- Drug način izvajanja barvnega kodiranja je uporaba različnih barvnih map.
Korak 5. Uporabite frekvenčni sistem
To dobro deluje za predmete, ki jih uporabljate ves čas, vendar ne bi smel biti samostojen sistem. Hraniti se mora z drugim sistemom, na primer abecednim sistemom. Pogosto uporabljene podatke dodajte v razvrščen prostor na svojem področju za shranjevanje, tako da jih je mogoče hitro pridobiti, na primer na samem sprednjem delu predala.
Paziti morate, da s tem sistemom ne boste neorganizirani. Ohranjanje projekta, na katerem trenutno delate, ne bo vedno zagotovilo učinkovite organizacije
Metoda 3 od 3: Ohranjanje organiziranega sistema
Korak 1. Takoj oddajte dokumentacijo
Eden od načinov za učinkovito delovanje vašega dokumentacijskega sistema je vložitev papirja med obdelavo. Sistem vložitve ne bo deloval, če boste odložili vložitev papirjev. Navada vložitve dokumentov bo pripomogla tudi k vaši produktivnosti in delovnemu toku.
Korak 2. Poskrbite, da bo vaš prostor posodobljen
Vsakih nekaj mesecev bi morali pregledati svoj sistem arhiviranja in na kratko pregledati. Ni vam treba pregledati vseh svojih dokumentov, kot ste to storili za prvotno organizacijo. Preglejte vse datoteke in se prepričajte, da je vse organizirano in na pravem mestu.
Po prvih nekaj mesecih lahko razmislite tudi o tem, ali izbrani sistem deluje za vas
Korak 3. Očistite svoj prostor
Enkrat letno bi morali večkrat očistiti svoj delovni prostor. Morda imate nekaj datotek, ki jih redno uporabljate, vendar bi morali zdaj pregledati druge datoteke, ki jih uporabljate manj. Odprite datoteke, ki jih uporabljate manj, in preberite vse svoje dokumente, da preverite, ali obstaja kakšna nepotrebna dokumentacija.
Odstranite vse datoteke in obrišite omarico z vlažno krpo, da odstranite prah
Nasveti
- Ta načela lahko veljajo tudi za računalniške ali druge skupine za elektronsko prijavo.
- Za datoteke, ki niso postavljene po abecedi, uporabite kazalo. To bi moralo biti urejeno po abecedi, tako da lahko hitro najdete datoteke v vsakem primeru. Ta kazalec postavite na sprednji del datoteke.
- Začnite tako, da očistite in razvrstite svoje kupe papirjev in uporabite opombe po tem, da jih razvrstite v kategorije, nato pa v podkategorije.
- Koristno je imeti različne datoteke za predmete, ki se ne prilegajo nikjer drugje.
